Lohnabrechnung
Die Erstellung einer richtigen und korrekten Lohnabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind bekanntlich dessen größtes Kapital. Ohne sie geht nichts im Unternehmen. Die Mitarbeiter sind unerlässlich für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens eine oder mehrere fehlerhafte Lohnabrechnungen erhalten, werden sie unzufrieden. Das wirkt sich oftmals auf die Arbeitsmoral sowie auf die Arbeitsleistung der Mitarbeiter und somit in nicht unerheblichem Maße auch auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens aus. Daher kommt der Lohnabrechnung im Unternehmen ein nicht unerheblicher Stellenwert zu.
Die Grundlage einer jeden korrekten Lohnabrechnung ist die richtige und vollständige Erfassung der Personaldaten. Ohne vollständige oder falsche Informationen über die Mitarbeiter kann keine korrekte Lohnabrechnung erstellt werden. Deshalb legen wir als Dienstleister größten Wert auf die korrekte Erfassung der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, natürlich unter strikter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf den Datenschutz. Es ist also von großer Wichtigkeit, dass die für die Lohnabrechnung relevanten Daten der Mitarbeiter richtig und vollständig bei dem für die Lohnabrechnung zuständigen Mitarbeiter vorliegen. Diese werden dann in Übereinstimmung mit dem Datenschutzgesetz nur für die Zwecke einer Lohnabrechnung elektronisch verarbeitet.
Die Erstellung einer Lohnabrechnung bedeutet nicht nur die stupide und monotone Erfassung der Personaldaten sowie deren anschließende elektronische Verarbeitung bis hin zum Ausdruck und Übergabe der Lohnabrechnung an den Mitarbeiter, sondern der zuständige Mitarbeiter/die zuständige Mitarbeiterin sollte nicht vergessen, das er/sie es mit Menschen zu tun hat, die für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens von essentieller Bedeutung sind. Daher ist der Lohnabrechnung im Unternehmen ein großes Maß an Aufmerksamkeit und Sorgfalt zu widmen.
Die Erstellung der Lohnabrechnung beginnt bei uns mit der systematischen und vollständigen Erfassung der Personaldaten aller im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter. Als nächster Schritt erfolgt nun die Anmeldung der Mitarbeiter bei der jeweils zuständigen Krankenversicherung. Das kann die gesetzliche Krankenversicherung des Mitarbeiters sein, aber auch private Krankenversicherungen sind hier, bei entsprechenden Voraussetzungen, durchaus denkbar. Für diesen Schritt ist es zwingend notwendig, dass die Rentenversicherungsnummer des jeweiligen Mitarbeiters in den Personaldaten vorhanden ist. Daher legen wir großen Wert auf die Vollständigkeit der Personalunterlagen. Des Weiteren erfolgt die Anmeldung des Mitarbeiters, sofern es sich um eine hauptberufliche Tätigkeit im Unternehmen handelt, beim Finanzamt mittels ELSTAM. Dafür ist es zwingend erforderlich, dass die gültige Steuer – ID – Nummer des Mitarbeiters in den Personaldaten vorhanden ist und der Mitarbeiter dem Datenzugriff durch den Arbeitgeber nicht widersprochen hat.
Als nächstes erfolgt die Erfassung der Lohn – und Gehaltsdaten, also der Höhe des Gehaltes oder der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Auch Sachzuwendungen an den Mitarbeiter, Gratifikationen, Prämien, Urlaubs – und Weihnachtsgeld, Sonderzulagen, KFZ – oder andere Nutzungsvereinbarungen zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter und vieles mehr gehören dazu. Auch Zeiten für Urlaub, Krankheit, Mutterschutz u.a. Fehlzeiten sind hier zu berücksichtigen. Das Gleiche gilt für vereinbarte Zuschläge, z.B. Wochenend – oder Feiertagszuschläge. Auf dieser Grundlage wird die Lohnabrechnung erstellt. Dafür ist es aber wichtig, eine genaue Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden zu tätigen. Die Aufzeichnungspflicht für die geleisteten Arbeitsstunden ist gesetzlich vorgeschrieben (§17 MILOG) und gilt
- für geringfügig Beschäftigte (Minijobber sowie kurzfristige Beschäftigungen) im Sinne des Paragrafen 8 Abs. 1 SGB IV, und zwar unabhängig von der Branche oder dem Wirtschaftszweig, dem sie angehören,
- grundsätzlich für alle Arbeitnehmer in den Branchen des Paragrafen 2 a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, zum Beispiel Baugewerbe, Speditionsbranche, Gebäudereinigungsgewerbe.
Ausgenommen von der Aufzeichnungspflicht sind:
- enge Familienangehörige (Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Eltern, Kinder),
- Arbeitnehmer, deren monatliches Gehalt höher als 2.958,00 Euro brutto ist,
- Arbeitnehmer, die in den letzten zwölf Monaten kontinuierlich mehr als 2.000,00 Euro brutto pro Monat verdient haben (die Gehaltszahlung muss belegt werden können),
- Minijobber im privaten Bereich.
Um sicherzustellen, dass der Mindestlohn auch tatsächlich für die geleistete Arbeitszeit gezahlt wird, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmern erfasst werden. Diese Dokumentation erfordert keine spezielle Form, sondern kann zum Beispiel handschriftlich auf einem einfachen Stundenzettel vermerkt werden.
Arbeitgebern, die ihren Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig nachkommen oder die Aufzeichnungen nicht mindestens zwei Jahre aufbewahren, droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro. Die Einhaltung des Mindestlohngesetz und damit auch der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht wird von der Finanzkontrolle für Schwarzarbeit der Hauptzollämter geprüft. Die Aufzeichnungen gehören zu den Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung.
Wichtig ist, dass der zuständige Sachbearbeiter im Unternehmen über eine fehlerhafte Lohnabrechnung vom jeweiligen Mitarbeiter rechtzeitig informiert wird, so dass die Lohnabrechnung korrigiert werden kann. Nur ein zufriedener Mitarbeiter wird auch gute Leistungen im Unternehmen erbringen und diesem dadurch zu einem dauerhaften wirtschaftlichen Erfolg verhelfen. Dazu gehört auch eine korrekte Lohnabrechnung sowie eine pünktliche Lohn – und Gehaltszahlung vom Unternehmen an die Mitarbeiter. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen sollte an erster Stelle stehen. Nur zufriedene Mitarbeiter, die sich im Unternehmen wohlfühlen und sich mit diesem identifizieren, sind entsprechend motiviert und bereit, gute Leistungen zum Wohl des Unternehmens und dessen wirtschaftlichen Erfolg zu erbringen.
Die Bedeutung einer korrekten und pünktlichen Lohnabrechnung liegt darin, dass durch sie dem Mitarbeiter das Gefühl gegeben wird, dass seine Arbeit im Unternehmen geschätzt und anerkannt wird. Schließlich ist der Lohn oder das Gehalt die „Belohnung“ für die durch den Mitarbeiter im Unternehmen geleistete Arbeit.
Des Weiteren gehört zu einer Lohnabrechnung noch die korrekte Ermittlung der Beiträge für die Sozialversicherung. In diese fließen die Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeiter (Arbeitnehmer) sowie die Beiträge des Unternehmens (Arbeitgeber) gemeinsam ein. Diese Beiträge zur Sozialversicherung müssen für den laufenden Monat bis zum drittletzten Banktag des jeweiligen Monats unter Angabe der Betriebsnummer des Unternehmens und des Beitragszeitraumes an die zuständigen Krankenversicherungen gemeldet und gezahlt werden. Andernfalls droht ein Bußgeld.
Die Ermittlung der durch das Unternehmen für seine Mitarbeiter abzuführenden Lohnsteuer ist ebenfalls Bestandteil der Lohnabrechnung. Die Lohnsteuer ist eine Form der Einkommensteuervorauszahlung des Mitarbeiters. Das Unternehmen behält diese Lohnsteuer vom Lohn oder Gehalt des Mitarbeiters ein, weißt sie auf dessen Lohnabrechnung aus und führt diese für den Mitarbeiter zu der festgelegten Melde – und Zahlfrist an sein zuständiges Finanzamt ab.
Zuletzt gehört zur Lohnabrechnung noch die Abmeldung des ggfls. ausgeschiedenen Mitarbeiters bei der zuständigen Krankenversicherung sowie beim zuständigen Finanzamt über ELSTAM. Am Jahresende erfolgt dann schließlich noch im Rahmen der Lohnabrechnung die Meldung an die Berufsgenossenschaft. Die Berufsgenossenschaft ist eine Einrichtung, welche im Fall eines Arbeitsunfalls eines Mitarbeiters für dessen finanzielle Absicherung sorgt.
Die Erstellung der Lohnabrechnung ist somit also nicht nur eine einfache monotone, sich ständig wiederholende Tätigkeit, sondern sie repräsentiert eine sehr große Verantwortung, zum einen gegenüber dem Unternehmen und dessen wirtschaftlicher Zukunft, zum anderen aber auch gegenüber dem Mitarbeiter.
Auch der bei Ihrer Lohnabrechnung können wir Ihnen gern helfen. Wir erstellen auf Wunsch Ihre Lohnabrechnungen für alle Branchen (außer Baulohn) bei Ihnen vor Ort in Ihren Räumen, aber auch gern in unseren Räumen. Dafür verfügen wir über ca. 20 Jahre Berufserfahrung.
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